naar top
Menu
Logo Print
11/10/2018 - WOUTER VERHEECKE

PLANNING, VERGUNNINGEN EN KOSTEN IN EENZELFDE SAP-SYSTEEM

Voorbereiding shutdowns grootste zorg technische dienst BASF

Op Euromaintenance 4.0 werd Marc De Kerf uitgeroepen tot European Maintenance Manager of the Year 2018. Wij zochten hem in 2015 al op voor een 'TD in beeld'-artikel. Dat interview kan u hieronder herlezen.

De activiteiten bij chemiegigant BASF zijn onderverdeeld in een tiental clusters. Maintenance manager Marc De Kerf is verantwoordelijk voor het onderhoud van één daarvan. Enkele van de producten die daar geproduceerd worden, kunnen onverwacht polymeriseren, wat de TD voor een aantal concrete uitdagingen stelt. Zo zijn door het opstapelen van deze polymeren enkele shutdowns per jaar onvermijdelijk. Voor de organisatie hiervan is een geoefend team nodig, dat over goede IT-tools beschikt. Bij BASF wordt SAP aangewend, dat volledig is afgestemd op de onderhoudsorganisatie. Hierbij zijn de werkstroom- en budgetteringsprocessen samen met de werkvergunningen in eenzelfde systeem geïntegreerd, waardoor er veel tijd bespaard kan worden.

 

Bij BASF wordt SAP aangewend, dat volledig is afgestemd op de onderhoudsorganisatie
Bij BASF wordt SAP aangewend, dat volledig is afgestemd op de onderhoudsorganisatie

 

ORGANISATIE TECHNISCHE DIENST

Takenpakket

Het dagelijkse onderhoud in de cluster waarin Marc De Kerf actief is, wordt uitgevoerd door een 35 man sterke Technische Dienst, die geleid wordt door de maintenance manager. Zijn takenpakket bestaat uit zowel het E&I- (elektro en instrumentatie) als het mechanische gebeuren: oplossen van storingen aan machines en apparaten, DCS-systemen, ventielen, druk-, debiet- en temperatuurmetingen, plannen en uitvoeren van kleinere installatiemodificaties… Wanneer nodig, wordt deze decentrale Technische Dienst versterkt door medewerkers van de centrale dienst. Bij shutdowns zijn er soms tot wel 200 à 300 contractors werkzaam in een van de productie-eenheden. Zo'n shutdown vergt heel wat voorbereiding en dit is dan ook een van de belangrijkste taken van deze TD. Verder spreekt het voor zich dat in een chemisch bedrijf veiligheid de hoogste prioriteit krijgt.

Personeel

“De kwaliteit van een TD wordt in hoofdzaak gehaald door de kwaliteit en motivatie van het personeel. Door de schaal van ons bedrijf kunnen we een brede waaier van jobs aanbieden, die inhoudelijk en uitdagend zijn. We investeren sterk in opleiding en stimuleren persoonlijke groei, en ons totale verloningspakket is een bijkomende stimulans om goeie mensen aan te trekken en te behouden", prijst De Kerf zich gelukkig.

“Dan heb ik het overigens ook over jonge mensen: de instroom van afgestudeerde technici mag dan wel beperkt zijn, maar ze leveren zeker kwaliteitsvol werk af en zijn erg gemotiveerd. Om dat zo te houden, waken we er wel over dat hun werkpakket voldoende gevarieerd blijft. Dat doen we bijvoorbeeld door hen te poolen tussen de verschillende productie-eenheden op onze site. De medewerkers evalueren dit zelf als zeer zinvol."

 

OVERKOEPELEND SAP-SYSTEEM

Werkstroomprocessen

Bij BASF is er een duidelijke rollenverdeling gedefinieerd. Een goeie samenwerking tussen de maintenance en de asset manager is daarbij essentieel
Bij BASF is er een duidelijke rollenverdeling gedefinieerd. Een goeie samenwerking tussen de maintenance en de asset manager is daarbij essentieel

Voor beide onderhoudstakken (E&I en mechanisch) zijn er toezichters en werkvoorbereiders die de dagplanning van de uitvoerders opstellen, en dit op basis van de meldingen die de productieverantwoordelijken hen 's nachts doorspelen. Het bepalen van de prioriteit van de verschillende taken gebeurt iedere ochtend tijdens de gatekeeping, waarbij dan ook de toezichters aanwezig zijn.

Naast het schadeafhankelijke (correctieve) onderhoud worden er natuurlijk ook preventieve onderhoudstaken uitgevoerd. Bij deze cluster ligt die verhouding evenwel op 50-50%. “Dit komt doordat de organische producten waar wij mee werken, de hoeveelheid storingen in de hand werken. Sommige zijn polymeergevoelig, waardoor er extra correctief onderhoud ontstaat. Om het onverwacht uitvallen van de installatie te vermijden, plannen we jaarlijks enkele shutdowns in, waarbij we de ganse installatie dan spoelen en reinigen", legt De Kerf uit.

Vergunningen

Zowel de dagelijkse taken, komend uit storingen of een preventief onderhoud, als de shutdowns worden in eenzelfde SAP-systeem afgebeeld, waarin ook het vergunningssysteem vervat zit. “Veel data die worden ingevoerd voor de werkstroomprocessen, worden automatisch gekopieerd op de werkvergunningsafdrukken. Op die manier kunnen we dus veel tijd besparen", legt De Kerf uit.

Zero-based budgeting

Bovendien zijn ook de uurterugmeldingen en kostenboekingen in hetzelfde systeem verknoopt. “Dit laat ons toe om de werkstroom- en de budgetteringsprocessen op elkaar aan te sluiten", gaat hij verder. “Sinds een drietal jaren werken wij volgens het systeem van zero-based budgeting. Hierbij bouwen we het werkbudget voor het volgende jaar ieder jaar opnieuw vanaf nul op, rekening houdend met de productieverwachtingen in dat jaar. Voor die opbouw maken we een schatting van al wat periodiek moet worden uitgevoerd, alsook van de onvoorziene reparaties, op basis van ervaringen en simulaties uit het verleden. Op deze manier trekken we de discussie open met het hogere management over de toekomstige onderhoudsbudgetten versus de gewenste installatiebeschikbaarheid. Als er bespaard moet worden, zijn we als onderhoudsteam in staat om een onderhoudsmenu op tafel te leggen met wettelijk uit te voeren taken, onderhoudstaken … Dit menu is bij ons de basis van de besparingsdiscussies. Zo vermijden we zinloze disputen als: 'het onderhoud moet elk jaar met 5% besparen', zonder dat er daarbij rekening wordt gehouden met de inhoud. Een bijkomend voordeel van deze manier van werken is dat we de schattingen uit het menu dan kunnen vergelijken met de effectief gemaakte kosten. Dit is een bijzonder leerzame oefening", evalueert de maintenance manager.

 

ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Marc De Kerf, maintenance manager bij BASF
Marc De Kerf, maintenance manager bij BASF

Korte en lange termijn

Bij BASF zijn de rollen en verantwoordelijkheden strikt gedefinieerd.

“Bij onderhoud zijn er per cluster twee managersrollen, waarbij de ene kortetermijndoelstellingen nastreeft en de andere focust op de lange termijn. De korte termijn wordt doorde maintenance manager afgewikkeld; langetermijntaken zijn de verantwoordelijkheid van de asset manager. Ik moet er als maintenance manager op toezien dat mijn medewerkers opgeleid zijn en zo over de nodige wettelijke kennis beschikken, maar ik krijg op mijn beurt mijn scope van de asset manager. Hij beheert de assets, tekent de toekomstvisie uit en bepaalt zo de langetermijnverbeteringen", klinkt het.

Community's

Doordat deze rollen voor iedere BASF-cluster gedefinieerd zijn, zijn er community's over de verschillende clusters heen opgericht.

“Zo is er dus ook de community van de maintenance managers, die driemaandelijks bijeenkomt om ervaringen uit te wisselen. Iedereen heeft namelijk zijn eigen expertise: een collega kan bijvoorbeeld meer ervaring hebben in contractormanagement, terwijl ik hem dan weer wat kan bijbrengen over werkstroomprocessen", verklaart De Kerf.

 

VERBETERMOGELIJKHEDEN EN UITDAGINGEN

Er zijn in de voorbije jaren dus al een aantal projecten doorgevoerd die veel specifieke voordelen opleveren, maar er is natuurlijk altijd nog ruimte voor verbetering.

“Dan denk ik in de eerste plaats aan een goeie samenwerking tussen productie en onderhoud, die de veiligheid en efficiëntie ten goede komt. We hebben met onze productiecollega's al een zeer positieve weg afgelegd, maar zoeken naar continue verbeteringen op dit vlak blijft belangrijk", klinkt het. “Daarnaast zie ik nog verbeteringspotentieel in een betere ervaringsuitwisseling tussen de verschillende maintenance managers, zoals het leren uit interne en externe audits, en het overnemen van 'best practices'; zowel op onze eigen site als globaal."

Over de firmamuren kijken

“In het algemeen zijn de belangrijkste uitdagingen voor de toekomstige maintenance manager volgens mij: hoe omgaan met de toenemende complexiteit (bv. DCS-systemen), aandacht voor veiligheid, balans tussen kostendruk en beschikbaarheid, en de toenemende wetgeving (normen en regelgeving)?Verder meen ik dat het netwerken - zoals dat in onze eigen community's gebeurt - ook over de firmamuren heen moet kunnen. Het zou interessant zijn als bedrijfsleiders die in dit havengebied met gelijkaardige activiteiten bezig zijn, hun ervaring uitwisselen, bv. over veiligheidsincidenten, een nieuwe wetgeving of audits door de overheid. Het is namelijk altijd interessant om eens stil te staan bij wat er rond de eigen onderneming in beweging is. Zijn we iets heel vernieuwends aan het doen? Past dit binnen de internationale trends?", besluit hij.

 

UIT HET CV VAN MARC DE KERF

Maintenance manager Marc De Kerf heeft een niet-alledaags studietraject achter de rug. Nadat hij zijn A3-diploma als paswerker op zak had, besloot hij immers nog voor zijn A2-diploma elektromechanica te gaan, en daarna schopte hij het zelfs nog tot industrieel ingenieur in de elektromechanica en tot 'elektrotechnisch werktuigkundig' burgerlijk ingenieur.

De Kerf werkt al 24 jaar bij BASF, maar dat in vier totaal verschillende functies. Vooreerst was hij actief als assistent-bedrijfsingenieur bij het bedrijf ethylbenzeen-styreen, dat toen net nieuw was opgebouwd. Na een opleiding over stoomturbines en turbocompressoren op de Duitse site in Ludwigshafen startte hij de dienst 'large rotating equipment' op in Antwerpen. Nog later was hij verantwoordelijk voor het opstellen van de onderhoudsmodule in het toen nieuwe SAP R/3-systeem en sinds acht jaar is hij er nu werkzaam als maintenance manager.

Naast zijn activiteiten bij het multinationale chemieconcern is De Kerf overigens ook secretaris bij BEMAS, de Belgian Maintenance Association. Deze vereniging biedt volgens hem de beste netwerkmogelijkheden voor onderhoudsmanagers in ons land.

Update: Op Euromaintenance 4.0 werd Marc De Kerf uitgeroepen tot European Maintenance Manager of the Year 2018.