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INFRABEL PASSE DU PAPIER AU DIGITAL

Finies les procédures désuetes pour le réseau ferroviaire

Infrabel onderhoud Panasonic

Infrabel a une double mission en Belgique: veiller à la sécurité et à la ponctualité du réseau ferroviaire tout en assurant sa maintenance. Etant donné que la sécurité doit toujours primer lors des activités de maintenance, il est indispensable que les procédures (pour les demandes, les délivrances et les remises d'autorisations de travail) soit suivies minutieusement. Cela fait un demi-siècle que ces procédures se font de la même manière – sur papier – mais il devient évident que la digitalisation et la simplification qu'elle entraîne peuvent favoriser non seulement la sécurité mais aussi l'efficacité du processus de maintenance.

GESTION DES ACTIFS CHEZ INFRABEL

‘Une entreprise avec de nombreux actifs’

Sandrine Rauwoens Infrabel
“Infrabel peut être considéré comme une entreprise avec de nombreux actifs”, a déclaré la gestionnaire du projet ProDiGIS chez Infrabel, Sandrine Rauwoens, lors de la dernière édition des Bemas Asset Performance Awards.

Chez Infrabel, la gestion des actifs comprend la maintenance, la modernisation et l'élargissement de l'infrastructure ferroviaire. Et il ne s'agit pas seulement des rails (qui représentent environ 9.000 km actuellement!) mais aussi des caténaires, de la signalisation, des sous-stations (les unités qui fournissent l'électricité), des ponts, des tunnels et des bâtiments.

“Infrabel peut donc être considéré comme une entreprise avec de nombreux actifs”, a déclaré la gestionnaire du projet ProDiGIS chez Infrabel, Sandrine Rauwoens, lors de la dernière édition des Bemas Asset Performance Awards. “A cet effet, nous avons de nombreuses employés (env. 5.000) qui sont sur le terrain au quotidien pour garder l'infrastructure ferroviaire en bon état.”

La sécurité est prioritaire

Lorsqu'on doit effectuer de la maintenance, on ne peut pas négliger les procédures de sécurité. Il en va de même chez Infrabel. Peut-être même plus que dans d'autres entreprises.

“En effet, si nous voulons envoyer notre personnel sur les voies pour effectuer des activités de maintenance, il faut s'assurer qu'aucun train ne puisse passer sur le tronçon en question pendant les travaux. Autrement dit: l'infrastructure ferroviaire doit être sécurisée.”

INCONVENIENTS DES PROCEDURES

Infrabel Panasonic

Complexe

Depuis toujours, la sécurité lors des travaux de maintenance relève de la responsabilité du chef de l'équipe de maintenance. C'est à lui de veiller à ce que la voie soit mise hors service avant le début des travaux et soit remise en service lorsque les travaux sont terminés.

“En fonction des mesures nécessaires (voir encadré), il existe de nombreuses procédures que la personne doit suivre”, explique Sandrine.

“Chaque mesure est liée à un formulaire bien précis, avec sa propre couleur, ses propres rubriques et ses propres réglementations. Pour plusieurs mises hors service sur plusieurs voies, il faut plusieurs ‘formulaires roses’.”

“Si les travaux sont effectués par un entrepreneur, il faut un ‘formulaire blanc’, dont les données sont quasiment identiques à celles du formulaire rose.”

Sur papier et par téléphone

Infrabel formulierenLorsque le responsable sur le terrain a correctement rempli tous les formulaires, il doit aussi veiller à ce que le Safety Controller du poste d'aiguillage concerné soit informé de toutes les mesures nécessaires. Pour cela, le chef d'équipe le contacte par téléphone afin que cette personne puisse à son tour rentrer toutes les données sur un autre formulaire.

Pour pouvoir vérifier si toutes les informations sont bien identiques, le Safety Controller doit ensuite dicter les données qu'il a écrites au chef de l'équipe de maintenance afin que ce dernier puisse confirmer que ces informations sont bien correctes.

“Tout cela représente un énorme travail pour une seule mise hors service sur une seule voie”.

Hors du confort d'un environnement de bureau

Même si les procédures commencent presque toujours dans un environnement de bureau, elles se poursuivent généralement sur le terrain.

“Cela signifie: pas de bureau, pas d'éclairage et souvent de mauvaises conditions climatiques pouvant compliquer l'opération (difficile d'écrire sur du papier humide quand il pleut, par exemple)”, explique Sandrine.

Chronophage

PanasonicPanasonic Infrabel

Même si ces procédures sont nécessaires pour garantir la sécurité des collaborateurs Infrabel et des entrepreneurs sur le terrain, elles comportent quelques inconvénients.

“Ce processus prend énormément de temps. Il n'est pas rare que l'ensemble du processus pour sécuriser la voie prenne deux heures. Et ceci avant même qu'une équipe ne puisse être envoyée sur place. La remise en service à la fin des travaux peut également prendre deux heures. Il ne reste donc que quatre petites heures pour effectuer la maintenance.”

UNE GROSSE MARGE D'AMELIORATION

Infrabel Panasonic

Il est clair que le processus de demande, de délivrance et de remise des autorisations de travail pourrait être amélioré. Une étape importante à cet égard est la digitalisation de l'ensemble de la procédure, qui rendrait toute l'opération plus claire, plus facile et surtout plus rapide sans pour autant compromettre la sécurité. Cette situation profiterait à tout le monde.

ProDiGIS

“Infrabel est une entreprise innovante qui joue la carte de la digitalisation depuis des années”, explique Sandrine. “Pour la simplification des procédures, nous avons décidé de miser sur le développement d'une application digitale.”

“Le projet a été baptisé ProDiGIS, ce qui signifie ‘Procedures Digitalizing Infrabel Safety’. Il s'agit d'un projet stratégique visant à garantir la sécurité sur le rail tout en augmentant l'efficacité du processus de maintenance, ce qui fait que ce projet est largement soutenu par la direction d'Infrabel.”

Pas simplement une copie digitale

Dans de nombreux cas, une transformation digitale recouvre juste la digitalisation des procédures existantes.

“Depuis le début, nous sommes fermement convaincus que se contenter de reproduire les formulaires papier de manière digitale n'est pas la bonne solution”, explique Sandrine. “A la place, nous avons décidé de nous concentrer sur les données et de tout repenser. Pour pouvoir identifier à quoi cette solution doit répondre, nous avons réuni nos experts – dans ce cas-ci les utilisateurs (chefs d'équipe, électromécaniciens, conducteurs et safety controllers) aux ateliers Design Thinking. C'est là que nous avons posé les bases du nouveau processus.”

Sandrine Rauwoens: “”Avec 9.000 km de voies, des catenaires, des dispositifs de signalisation, des sous-stations, des ponts, des tunnels et des batiments, Infrabel peut etre considere comme une entreprise avec de nombreux actifs”

OBJECTIFS

Case Panasonic Infrabel

Simplicité

Il y avait plusieurs exigences auxquelles la solution devait répondre. “Par exemple, il fallait que le système puisse fournir des informations en temps réel et en ligne. En outre, la solution devait être intuitive, attractive et simple à utiliser. En effet, nous sommes tous des ‘utilisateurs gâtés’. Celui qui télécharge une application pour son smartphone n'a pas envie de devoir éplucher un manuel. En outre, nous voulions offrir une facilité d'utilisation maximale à nos collègues voués à travailler avec cette application.”

Rapidité

Le gain de temps était un aspect tout aussi important que la simplicité d'utilisation. “Nous avons établi une limitation pour l'introduction des données car c'est précisément là que l'on peut gagner le plus de temps. Ou mieux: une meilleure exploitation du temps disponible pour effectuer la tâche principale: assurer la maintenance plutôt que de parcourir des procédures.”

Sécurité et transparence

Le troisième aspect – qui est aussi l'objectif le plus important – est la sécurité. “Grâce à cette solution digitale innovante, nous pouvons garantir une sécurité élevée”, déclare Sandrine. “En effet, les éventuelles erreurs humaines lors de l'introduction des données sont éliminées et tout devient beaucoup plus simple. En outre, l'approche digitale implique des procédures plus transparentes et plus accessibles pour chaque partie concernée. Actuellement, il est encore beaucoup plus simple de constater l'état de la situation et d'établir les données qui sont pertinentes ou non.”

DES FORMULAIRES AU 100% PAPERLESS

Infrabel ProDiGISIntégration avec d'autres processus de gestion des actifs

Finalement, la solution sera réalisée avec le soutien du logiciel SAP. “Pour le moment, ProDiGIS est entièrement indépendant d'autres systèmes au sein d'Infrabel. Mais en utilisant SPA comme base, nous pourrons à l'avenir intégrer notre nouvelle application digitale et la relier à d'autres processus de gestion des actifs dans notre entreprise soutenus par SAP – soit quasiment tous.”

Seulement deux écrans

L'application développée permet aux utilisateurs finaux de consulter sur leurs tablettes les notifications concernant les procédures à suivre. Et ce à n'importe quel moment. “Comme nous avons entièrement repensé la solution au lieu de juste reproduire les 15 formulaires, nous avons pu garder cette application simple et conviviale avec seulement deux écrans.”

Sur le premier, on peut lire toutes les informations pertinentes: Que doit-il se passer? Où? Quand? Le deuxième écran permet de communiquer avec la partie avec laquelle on doit organiser la mise en service de la voie, la mise hors tension du caténaire ou une autre procédure.

Encore plus loin

Panasonic Prodigis

Outre la nouvelle application et les robustes tablettes Panasonic Toughbook dont le personnel de maintenance au sein d'Infrabel dispose pour pouvoir travailler entièrement sans papier, on a décidé d'aller encore plus loin.

“Pour éviter que nos collègues ne doivent chaque fois consulter leur tablette, nous avons décidé de leur sonner une smart watch”, dit Sandrine. “Sur cette montre, ils reçoivent une notification lorsqu'une action doit être entreprise. Ainsi, ils ne doivent pas consulter leur tablette inutilement si bien qu'ils ne sont pas obligés d'interrompre les travaux pour voir s'il y a du neuf.”

HARDWARE

Il est impossible de réaliser ce trajet de digitalisation sans équiper le personnel d’entretien du hardware adéquat. Infrabel a opté pour les tablettes Toughbook de Panasonic en raison de leur robustesse, leur résistance aux temps, leur connectivité, leur contrôle par écran tactile avec gants et leur durée de vie longue de la batterie. De plus, l’écran est parfaitement lisible dans toutes les conditions. Ce sont tous des aspects qui contribuent à l’efficacité et à la productivité du personnel d’entretien.

Panasonic Toughbook

L'application digitale n'a que deux types d'écran: le premier reprend toutes les informations pertinentes relatives aux travaux prévus, le deuxième sert pour la communication concernant la mise hors service de la voie, la mise hors tension du caténaire et d'autres procédures

CONCLUSION

A l'heure où nous écrivons cet article, l'application est utilisée depuis environ 4 mois, initialement comme projet pilote dans l'Arrondissement 12 (Bruxelles Midi) mais le but est de la déployer sur tout le réseau ferroviaire belge à partir de 2020. En tout cas, les résultats sont impressionnants.

“Désormais, les procédures peuvent être demandées d'une simple pression sur un bouton. Ensuite, le bon destinataire reçoit un message automatiquement. Il peut y réagir immédiatement pour confirmer l'action demandée. Au lieu de devoir remplir un formulaire et de communiquer toutes les données par téléphone, on a donc maintenant une application simple avec seulement deux écrans. Autrefois, une demande pour une seule voie prenait un temps fou. Aujourd'hui, elle se fait en quelques secondes. Il s'agit là d'une énorme simplification!”, conclut la gestionnaire du projet ProDiGIS

PANASONIC MARKETING EUROPE

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